এক্সেল একটি শক্তিশালী এবং বহুমুখী টুল, তবে যখন আপনি বিশাল ডেটাসেট বা জটিল ফর্মুলা এবং ফাংশন ব্যবহার করেন, তখন এক্সেলের পারফরমেন্স কিছুটা ধীর হয়ে যেতে পারে। এক্সেলের পারফরমেন্স অপটিমাইজ করা বা তার গতি বৃদ্ধি করা একটি গুরুত্বপূর্ণ কাজ, বিশেষত যখন আপনি বড় ফাইল বা জটিল বিশ্লেষণ করে থাকেন।

এখানে কিছু গুরুত্বপূর্ণ কৌশল আলোচনা করা হলো, যার মাধ্যমে আপনি এক্সেলের পারফরমেন্স অপটিমাইজ করতে পারবেন:

১. এক্সেল ফাইলের সাইজ কমানো

ফাইলের সাইজ যদি অনেক বড় হয়ে যায়, তবে এক্সেলের পারফরমেন্স ধীর হতে পারে। এর কিছু কারণ হতে পারে অপ্রয়োজনীয় ডেটা, ফর্ম্যাটিং, এবং হিসাবের মডেল।

ফাইল সাইজ কমানোর কৌশল:

• অপ্রয়োজনীয় ডেটা মুছে ফেলা: এমন ডেটা মুছে ফেলুন যা আপনি ব্যবহার করছেন না, যেমন অতিরিক্ত রো, কলাম, বা শিট।
• ইমেজ এবং গ্রাফিক্স কমানো: এক্সেল ফাইলে অতিরিক্ত চিত্র বা গ্রাফিক্স থাকলে ফাইল সাইজ বৃদ্ধি পেতে পারে। তাই এগুলো কমাতে পারেন বা সম্পূর্ণভাবে বাদ দিতে পারেন।
• অপ্রয়োজনীয় ফরম্যাটিং সরানো: এক্সেল ফাইলে অতিরিক্ত ফরম্যাটিং (যেমন, সেল রঙ, বর্ডার) থাকলে এটি ফাইল সাইজ বৃদ্ধি করে। এজন্য Clear Formats অপশন ব্যবহার করে ফরম্যাটিং মুছে ফেলুন।

২. ফর্মুলা অপটিমাইজ করা

ফর্মুলা এবং ফাংশন ব্যবহার করলে পারফরমেন্স প্রভাবিত হতে পারে, বিশেষত যখন সেগুলি অনেক সেলে অ্যাপ্লাই করা হয়। কিছু ফর্মুলা যেমন VLOOKUP, INDEX-MATCH ইত্যাদি, এক্সেলে ধীরগতির কারণ হতে পারে।

ফর্মুলা অপটিমাইজ করার কৌশল:

• অপর্যাপ্ত ফর্মুলা পরিহার করা: VLOOKUP এর বদলে INDEX-MATCH ব্যবহার করা যেতে পারে, কারণ এটি সাধারণত দ্রুততর।
• ডায়নামিক ফর্মুলার সংখ্যা কমানো: এক্সেল একাধিক ডায়নামিক ফর্মুলা চালাতে ধীর হয়ে যেতে পারে, বিশেষত ARRAY FORMULAS বা Volatile Functions (যেমন OFFSET, INDIRECT, NOW, TODAY)।
• ফর্মুলার মধ্যে কন্ডিশন ব্যবহার কমানো: যদি আপনি IF ফাংশন অনেক ব্যবহার করেন, তবে এটি পারফরমেন্স ধীর করতে পারে। তার পরিবর্তে, CHOOSE বা INDEX ব্যবহার করা যেতে পারে।

৩. অ্যাড-ইনস এবং এক্সটেনশন অপটিমাইজ করা

এক্সেল ব্যবহারের সময় যদি অনেক অ্যাড-ইন বা এক্সটেনশন চালু থাকে, তবে এটি এক্সেলের পারফরমেন্সে প্রভাব ফেলতে পারে। এক্সেল অ্যাড-ইনস এবং এক্সটেনশনগুলি যখন সক্রিয় থাকে, তখন তারা অতিরিক্ত প্রসেসিং শক্তি গ্রহণ করে।

অ্যাড-ইনস অপটিমাইজ করার কৌশল:

• অপ্রয়োজনীয় অ্যাড-ইনস নিষ্ক্রিয় করা: File → Options → Add-ins থেকে আপনি অপ্রয়োজনীয় অ্যাড-ইনস নিষ্ক্রিয় করতে পারেন।
• কম সংখ্যক অ্যাড-ইনস ব্যবহার করা: আপনার যে অ্যাড-ইনস প্রয়োজন তা বাদে বাকি অ্যাড-ইনসগুলো বন্ধ রেখে কাজ করুন।

৪. এক্সেল ক্যালকুলেশন সেটিংস অপটিমাইজ করা

এক্সেল ডিফল্টভাবে Automatic Calculation Mode এ থাকে, যার মানে হল যে আপনি যখনই কোনো পরিবর্তন করবেন, এক্সেল স্বয়ংক্রিয়ভাবে সব ফর্মুলা পুনঃক্যালকুলেট করবে। এটি বড় ফাইল বা জটিল বিশ্লেষণের সময় পারফরমেন্স ধীর করতে পারে।

ক্যালকুলেশন সেটিংস পরিবর্তন করা:

• Manual Calculation Mode ব্যবহার করুন:
  1. Formulas ট্যাব থেকে Calculation Options এ যান।
  2. Manual নির্বাচন করুন। এখন এক্সেল স্বয়ংক্রিয়ভাবে পুনঃক্যালকুলেট করবে না। পরিবর্তে, আপনি F9 প্রেস করে ম্যানুয়ালি ক্যালকুলেশন করতে পারবেন।
• Recalculate Workbook Before Saving: এই অপশনটি চালু করলে, এক্সেল ফাইল সেভ করার আগে ক্যালকুলেশন হবে, যা অনেক সময় পারফরমেন্সে প্রভাব ফেলতে পারে।

৫. পিভট টেবিল অপটিমাইজ করা

পিভট টেবিল যখন বিশাল ডেটা সেটের উপর তৈরি করা হয়, তখন তা এক্সেলের পারফরমেন্স ধীর করতে পারে। পিভট টেবিলের ডেটা রিফ্রেশ বা আপডেট করার সময় কম সময় নেয়ার জন্য কিছু কৌশল ব্যবহার করা যেতে পারে।

পিভট টেবিল অপটিমাইজ করার কৌশল:

• টেবিল রেঞ্জ সীমিত করা: আপনি পিভট টেবিলের জন্য শুধু প্রয়োজনীয় ডেটার রেঞ্জ সিলেক্ট করুন, যাতে ডেটার পরিমাণ কম থাকে।
• ডেটা রিফ্রেশ সীমিত করা: পিভট টেবিল ডেটা রিফ্রেশের জন্য এক্সেল স্বয়ংক্রিয়ভাবে কিছু সময় পরপর পুনরায় ডেটা রিফ্রেশ করতে পারে। আপনি এই রিফ্রেশকে ম্যানুয়ালি করতে পারেন।

৬. এক্সেলের মেমোরি ব্যবস্থাপনা

এক্সেল ফাইল যখন বড় হয়ে যায়, তখন এটি মেমোরি সঞ্চয়ের জন্য সমস্যা সৃষ্টি করতে পারে। বিশেষত অনেক ডেটা বা ফর্মুলা থাকলে এক্সেল অনেক বেশি মেমোরি ব্যবহার করে।

মেমোরি অপটিমাইজ করার কৌশল:

• এক্সেল ফাইলটি ছোট করা: ফাইলের মধ্যে থাকা অপ্রয়োজনীয় সেল বা ডেটা মুছে ফেলুন। এছাড়া, অতিরিক্ত সেল রেঞ্জের পরিবর্তে শুধুমাত্র ব্যবহৃত রেঞ্জ সিলেক্ট করুন।
• ওয়ার্কবুকের মাঝে লিঙ্ক কমানো: এক্সেলের মধ্যে অনেক লিঙ্ক থাকলে তা মেমোরি ব্যবস্থাপনায় সমস্যা সৃষ্টি করতে পারে। লিঙ্ক কমিয়ে দেখুন।

৭. সেল রেঞ্জ এবং ফরমুলার অটোমেশন

অতিরিক্ত ফর্মুলা, ফিল্ড, এবং অপ্রয়োজনীয় রেঞ্জ ব্যবহারের কারণে এক্সেল ধীর হয়ে যেতে পারে। এক্সেল ফর্মুলা অ্যাপ্লিকেশন ও ক্যালকুলেশনকে দ্রুত করার জন্য অটোমেটিক রেঞ্জ সিলেক্ট করতে সাহায্য করবে।

সেল রেঞ্জ অপটিমাইজ করার কৌশল:

• টার্গেট রেঞ্জ সিলেক্ট করা: প্রয়োজনে শুধুমাত্র ব্যবহৃত সেল রেঞ্জ সিলেক্ট করুন এবং অপ্রয়োজনীয় সেল এড়িয়ে চলুন।
• অটোমেটিক ফিল্টার ব্যবহার: সেল বা রেঞ্জ ফিল্টার করে ডেটার সঠিক অংশ দ্রুত খুঁজে বের করতে পারবেন।

সারাংশ

এক্সেলের পারফরমেন্স অপটিমাইজ করার মাধ্যমে আপনি বিশাল ডেটাসেট বা জটিল বিশ্লেষণের সময় কাজের গতি বৃদ্ধি করতে পারেন। ফাইল সাইজ কমানো, ফর্মুলা অপটিমাইজ করা, অপ্রয়োজনীয় অ্যাড-ইনস নিষ্ক্রিয় করা, ক্যালকুলেশন সেটিংস পরিবর্তন করা, পিভট টেবিল অপটিমাইজ করা, মেমোরি ব্যবস্থাপনা এবং সেল রেঞ্জ কাস্টমাইজ করার মাধ্যমে আপনি এক্সেলের গতি এবং কার্যকারিতা বাড়াতে সক্ষম হবেন।